Information pour les organisateurs et animateurs

Règles

• Chaque panel doit compter au moins deux organisateurs.
• L’UISAE recommande (sans obliger) que les organisateurs proviennent de deux établissements ou pays différents, de façon à stimuler les échanges et la pollinisation croisée.
• Sauf les propositions de panels des commissions de l’UISAE, qui peuvent être accompagnées d’un ensemble complet de communications, tous les panels doivent être soumis à l’appel à communications en ligne. Les panels ne peuvent être organisés en tant que panels fermés.
• Le respect du thème du colloque conjoint ne constitue pas un critère de sélection pour les propositions de panels. Nous encourageons toutefois les organisateurs de panels à s’efforcer de tenir compte des enjeux mis de l’avant par le thème du colloque conjoint.
• Les sessions dureront 90 minutes et comprendront quatre communications. Chaque panel pourra présenter de quatre à douze communications, séparées en une à trois sessions. Les panels ne pourront comprendre plus de trois sessions de 90 minutes.
• Les délégués pourront organiser un seul panel. Ils pourront aussi présenter une communication, agir à titre de panéliste dans un panel ou présenter une communication par affiche. Chaque organisateur ne devrait proposer qu’un panel.
• Tous les organisateurs et animateurs devront être membres à la fois de la CASCA et de l’UISAE en 2017 et devront avoir payé leurs frais d’adhésion avant le colloque conjoint. Vous n’avez pas à être membre de ces deux associations lors de la soumission de votre proposition, mais vous devrez y voir si votre proposition est acceptée. Les frais d’adhésion aux deux associations pour 2017 seront compris dans les frais d’inscription au colloque. Ceux qui auront déjà payé leur cotisation pour 2017 à l’une des associations ou aux deux recevront un crédit sous la forme d’une année supplémentaire d’adhésion à l’association en question ou aux deux (donc pour l’année 2018).
• Les propositions devront être soumises en ligne seulement (voir le formulaire de proposition).

Critères de sélection des panels

• Nous visons recevoir environ 900 délégués et présenter environ 110 panels.
• Nous encourageons les commissions de l’UISAE à proposer des panels en lien avec leur propre champ d’expertise (dans ce cas, le nom de la commission rattachée au panel devra être ajouté entre crochets après le titre du panel proposé). Chaque commission se verra réserver au moins un panel.
• Le comité scientifique du colloque CASCA/UISAE 2017 choisira quelles propositions seront retenues, en fonction des critères suivants :
  • respect des règles (énumérées ci-dessus)
  • clarté, cohésion et rigueur scientifique (qualité)

Responsabilités de l’organisateur

L’organisateur doit s’assurer que chaque participant du panel a reçu les bonnes instructions et que le panel respecte toujours les exigences du colloque CASCA/UISAE2017. À cette fin, les organisateurs, en plus de communiquer leurs décisions concernant les propositions (voir ci-dessous), devront aussi communiquer par courriel avec les panélistes en cours de processus afin de les informer de l’ordre de présentation des communications (même si cette information sera affichée sur la page publique du panel), de les informer du temps dont ils disposent, de leur rappeler qu’ils doivent s’inscrire (le statut d’inscription apparaît lorsque la session est ouverte), de les informer de tout changement de dernière minute ou de l’ajout de présidents ou de panélistes et de leur communiquer toute autre information liée au panel. Si un panéliste se désiste, les organisateurs du panel devront préciser ce désistement dans leur session afin d’en informer les organisateurs du colloque.

Administrer votre panel

Les organisateurs d’un panel peuvent cliquer sur l’icône d’ouverture de session situé dans la barre d’outils en haut de cette page afin de administrer leur panel. Lorsque la proposition aura été acceptée ou rejetée, les organisateurs devront gérer leur panel à partir de leur session. Les organisateurs doivent se connecter pour indiquer les demandes d’horaire liée à leur panel, pour ajouter les noms des présidents et des panélistes et pour gérer les communications. Aucun panel ne pourra être supprimé et aucun coorganisateur ne pourra être ajouté ou enlevé à partir de la session. Pour procéder à ces actions, vous devrez écrire à cascaiuaes2017(at)nomadit.co.uk. Les organisateurs doivent indiquer leurs décisions quant à l'acceptation / rejet des propositions dans la session sur le site. Si un auteur demande par courriel que soit retirée sa proposition de communication, cette communication devra être classée comme « withdrawn » (retirée) dans la session. L’ordre des communications pourra être modifié directement dans la session.

Modification de votre communication

Les auteurs peuvent cliquer sur l’icône d’ouverture de session situé dans la barre d’outils en haut de cette page afin de modifier leurs propositions.

Animateurs

Un délégué ne peut présenter qu’une communication, mais les participants peuvent, dans les limites permises par l’horaire, jouer d’autres rôles pendant le colloque conjoint, comme celui de coauteur (s’ils ne présentent pas une communication), d’organisateur, de président ou de panéliste d’un panel, ou de collaborateur au programme des ateliers.

Horaire des présentations

L’organisation de l’horaire de vos sessions est principalement à votre discrétion. Pour vous guider, chaque participant devrait disposer de 15 à 20 minutes si la session comporte quatre communications. Il ne faut pas oublier que plusieurs participants voyageront de loin pour apporter leur contribution et qu’un temps adéquat devra leur être alloué pour qu’ils présentent leurs arguments.

Au cours du processus, les organisateurs du colloque demanderont aux organisateurs de panels de préciser comment seront séparées les communications dans les panels, à partir de leur session sur la page Web.

Diffusion préalable des communications

Le colloque CASCA/UISAE2017 ne prévoit aucune règle à cet effet. Toutefois, plusieurs organisateurs de panels tiennent à diffuser préalablement les communications terminées. En vue de faciliter cette diffusion et d’éviter de générer un trop grand flot de courriels, les auteurs pourront téléverser une version PDF de leur communication à partir d’une session dans la page Web. Ce PDF s’affichera comme fichier téléchargeable sous le résumé de leur communication, dans la page publique du panel concerné, sur ce site Web. Il vous revient de communiquer cette possibilité aux participants de votre panel.

Communication entre les auteurs et les organisateurs du panel

Les adresses courriel des organisateurs et des auteurs ne figureront pas sur la page du panel à des fins antipourriels. Il existe néanmoins un système de messagerie sécuritaire intégré. Si vous éprouvez des problèmes à ce sujet, veuillez écrire à cascaiuaes2017(at)nomadit.co.uk afin d’obtenir des adresses courriel pertinentes.

Pour toute demande au sujet de l’appel à panels, veuillez écrire à cascaiuaes2017(at)nomadit.co.uk.